УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя Оренбургского районного суда Оренбургской области от 30 января 2024 года
№ 5 – ОД

1.1.    Настоящее Положение определяет правовой статус, задачи, функции, права и организацию деятельности отдела делопроизводства Оренбургского районного суда Оренбургской области (далее - Отдел).
1.2.    Отдел является структурным подразделением Оренбургского районного суда Оренбургской области, находится в непосредственном подчинении председателя суда. Методическое и оперативное руководство работой отдела осуществляет начальник отдела делопроизводства. Отдел создан в целях совершенствования и повышения эффективности деятельности суда, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года №36.
1.3.    Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами, распоряжениями и указаниями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и Управления Судебного департамента в Оренбургской области (далее - Управление), председателя, принятыми в пределах его полномочий, а также настоящим Положением.
1.4.    Положение об Отделе утверждается председателем суда.
1.5.    Задачи и функции Отдела, регламентируются Положением об Отделе. Обязанности, права и ответственность начальника Отдела регламентируется Положением об Отделе и должностным регламентом.
1.6.    Обязанности, права и ответственность работников Отдела определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

2.1.    Организация и обеспечение установленной единой системы и порядка ведения делопроизводства, учета и ведения документооборота Оренбургского районного суда Оренбургской области.
2.2.    Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам, в том числе по осуществлению организационно-подготовительных действий в связи с назначением дел к слушанию и непосредственному проведению судебных заседаний, оказание помощи судьям в привлечении присяжных заседателей к осуществлению правосудия, принятие и выдача документов, удостоверение копий документов, вручение документов, уведомлений и вызовов, обеспечение ведения протоколов судебного заседания, ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде.
2.3.    Обеспечение соблюдения единых требований к оформлению процессуальных и иных документов.
2.4.    Организация    оптимального    порядка передачи    и    движения процессуальных и иных документов в структуре суда.
2.5.    Обеспечение обращения к исполнению судебных решений.
2.6.    Организация    контроля за     своевременностью    и    полнотой исполнения поручений председателя суда, начальника Управления, других учреждений в пределах своей компетенции.
2.7.    Ведение кодификационной работы в суде, информирование судей и работников аппарата суда об изменениях действующего законодательства.
2.8.    Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов (обеспечение хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов, судебных дел и иных материалов).
2.9.    Организация и обеспечение ведения судебной статистики.
2.10.    Организация работы по подготовке документов и представлений для аттестационной комиссии УСД в Оренбургской области.
2.11.    Ведение кадрового делопроизводства.
2.12.    Обеспечение    оптимального    порядка передачи    и    движения процессуальных и иных документов, постоянного и текущего хранения судебных дел, документации с последующей передачей их в архив.
2.13.    Организация и обеспечение функционирования электронных средств связи.
2.11. Организация и обеспечение внедрения, эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде.
2.12.    Организация создания и ведения банков данных по судебной практике, статистике, делопроизводству, документообороту и др.
2.13.    Организация и обеспечение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений.
2.14.    Организация взаимодействия с общественностью и средствами массовой информации.
2.15.    Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности суда.

В соответствии с возложенными на него задачами Отдел осуществляет следующие основные функции:
3.1.    Организация учета и сохранности документов, образующихся в деятельности суда.
3.2.    Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы и поступившие в суд посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3.3.    Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие"), электронных системах регистрации и базах данных документов.
3.4.    Учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.
3.5.    Подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку.
3.6.    Контроль за сроками исполнения документов. Ведение нарядов, журналов, документов первичного статистического учета.
3.7.    Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел, дел об административных правонарушениях, их распределение в автоматизированном режиме посредством ПС ГАС «Правосудие» «Модуль распределения дел».
3.8.    Прием и учет апелляционных, частных жалоб и представлений, дел с апелляционными жалобами и представлениями, а также контроль за их своевременной отправкой в Оренбургский областной суд.
3.9.    Осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, гражданских, административных, уголовных дел и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам.
3.10.    Проверка и доклад о явке участвующих в гражданском, административном, уголовном деле лиц.
3.11.    Обеспечение ведения и оформления протокола, аудиозаписи судебного заседания.
3.12.    Ознакомление участников гражданского, административного, уголовного судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания, материалами гражданского, административного, уголовного дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления гражданскими, административными, уголовными делами и иными документами.
3.13.    Оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству.
3.14.    Обращение к исполнению приговоров, постановлений по уголовным делам. Осуществление контроля за получением сообщений об их исполнении.
3.15.    Обращение к исполнению решений, определений по гражданским делам, административным делам. Осуществление контроля за получением сообщений об их исполнении.
3.16.    Размещение в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством, на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в режиме ограниченного доступа посредством Г АС «Правосудие» судебных актов и их копий в форме электронного документа.
3.17.    Регистрация и учет, оформление и прием жалоб и протестов, обращение к исполнению вынесенных постановлений по делам об административных правонарушениях.
3.18.    Ведение материалов, поступивших в суд и возбужденных по инициативе суда, в порядке уголовного, гражданского и административного судопроизводства, а также в порядке, предусмотренном Кодексом об административных правонарушениях РФ: регистрация, учет, оформление поступивших материалов и их распределение в автоматизированном режиме посредством ПС ГАС «Правосудие» «Модуль распределения дел».
3.19.    Прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных.
3.20.    Учет и контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов.
3.21.    Учет частных определений, постановлений и контроль за их исполнением.
3.22.    Оформление, регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям.
3.23.    Подготовка и направление для исполнения судебных поручений, связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям и контроль за их исполнением.
3.24.    Составление ежемесячных, квартальных, полугодовых и годовых статистических отчетов установленной формы и их представление в установленные сроки в Управление.
3.25.    Организация списания дел и документов в архив (подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и карточек).
3.26.    Организация хранения дел и документов в архиве (их учет, создание необходимого режима хранения и т.д.).
3.27.    Организация отбора дел и документов к уничтожению, а также на постоянное хранение и передача их в государственный архив.
3.28.    Ведение систематизированного учета нормативных актов, поддержание их в контрольном состоянии и информирование сотрудников суда об изменениях в законодательстве и судебной практике вышестоящих судов.
3.29.    Обеспечение правильной эксплуатации оргтехники, эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде. Полное и своевременное внесение информации в программные изделия Г АС «Правосудие» и системы документооборота.
3.30.    Ведение финансовой документации по материально-техническому обеспечению суда.
3.31.    Планирование деятельности районного суда по кадровому направлению.
3.32.    Ведение табеля учета рабочего времени на сотрудников суда, организационно-штатных документов, списков работников районного суда. Оформление командировочных документов, листков нетрудоспособности, подготовка проектов приказов, оформление приказов по сотрудникам суда и т.д.
3.33.    Ведение личных дел и карточек, подготовка служебных контрактов, трудовых договоров. Обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда.
3.34.    Учет штатной и списочной численности, разработка должностных инструкций, оформление представлений на присвоение классных чинов работникам аппарата суда, своевременное установление стажа работы, дающего право на доплату за выслугу лет, контроль за повышением уровня квалификации работников аппарата суда.
3.35.    Ведение статистического и персонального учёта работников аппарата районного суда.
3.36.    Обеспечение организационных мероприятий по замещению государственных должностей государственной службы в суде на конкурсной основе в соответствии с действующим законодательством.
3.37.    Подготовка к проведению конкурса по замещению государственных должностей государственной службы в суде в соответствии с действующим законодательством, участие в определении их результатов.
3.38.    Подготовка документов и представлений для аттестационной комиссии УСД в Оренбургской области по проведению аттестации работников аппарата суда.
3.39.    Обеспечение и контроль за выдачей и списанием служебных удостоверений.
3.40.    Обеспечение сохранности служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.
3.41.    Ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений.
3.42.    Осуществление иных мероприятий по ведению делопроизводства и судопроизводства.

4.1.    В Отдел входят работники аппарата суда (государственные служащие) и работники, осуществляющие техническое обеспечение деятельности суда за исключением помощника председателя суда и помощников судей.
4.2.    Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый и освобождаемый от должности приказом председателя суда.
4.3.    Для осуществления задач, возложенных на Отдел, начальник отдела выполняет следующие функции:
4.3.1.    Осуществляет организационное руководство Отделом, планирует его работу, распределяет обязанности между работниками, обеспечивает выполнение настоящего Положения и несет персональную ответственность за деятельность Отдела. В пределах своей компетенции начальник Отдела вправе давать указания и распоряжения работникам Отдела, обязательные для исполнения.
4.3.2.    Вносит на рассмотрение председателя суда предложения о назначении на должность и освобождении от должности работников Отдела.
4.3.3.    Обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками Отдела, вносит на рассмотрение председателя суда предложения об их поощрении либо применении мер дисциплинарного воздействия.
4.3.4.    Обеспечивает повышение квалификации работников Отдела.
4.3.5.    Выносит на рассмотрение председателя суда проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.3.6.    Участвует в совещаниях, проводимых в суде.
4.3.7.    Осуществляет иные функции, необходимые для обеспечения деятельности Отдела.
4.4. Работники Отдела осуществляют свои обязанности на основании должностных регламентов, утверждаемых председателем суда.
4.5. Отдел в пределах своей компетенции взаимодействует с администратором суда, с судьями, их помощниками и секретарями судебных заседаний, Управлением.